Lesson Learned One sized does not fit all

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Thursday, August 24, 2017

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Context and Challenges faced
 
Dans le but d’établir un éventuel partenariat entre Inside NGO et le KCS pour la fourniture d’activité de renforcement

de capacité en Haïti, les membres du KCS ont été invités à participer à la conférence annuelle de Inside NGO. Cinq membres du KCS ont été désignés pour prendre part à cet évènement avec l’appui financier de Konbit un projet de la USAID. En préparant les dossiers pour décaisser les frais afférents à cette conférence la question de per diem s’est posée. En effet, ces individus ne font pas partie du personnel de Konbit et sont du coup catégorisé par la USAID comme « Exchange Visitors ». 
 
Solution 
 
Alors que beaucoup d’organisations dans le réseau de Konbit de par leur expérience n’y ont aucun inconvénient pour l’octroi de per diem à des « Exchange Visitors » la résolution de problème n’a pas été évidente.

Pour cela Papyrus S.A, à travers son responsable de conformité, a consulté les Rules and Regulation qui régissent les programmes d’assistance de la USAID. Après maintes consultations, Papyrus S.A. a constaté que les règles de l’assistance ne sont pas aussi explicites que dans le cas des acquisitions. Aussi il a été découvert que l’octroi de per diem a des « Exchange Visitors » était conditionné par le statut des organisations (à but lucratif ou non). 

Results achieved/ Lesson Learned
 
1. Il est nécessaire de toujours consulter les Règles du bailleur de fonds et de ne pas faire d’hypothèse
2. Il faut s’assurer de se référer aux règles qui sont appropriées au statut de l’organisation et d’en informer les participants à l’avance
3. Dans le cas de gestion de projet il est impératif d’avoir un point focal conformité qui assure que les règles du bailleur de fonds sont suivies à la lettre 
 
Application of the solution

Papyrus S.A va continuer à avoir recours à son responsable de conformité pour sanctionner les opérations entreprises par les projets pour veiller à ce qu’ils soient conformes 

Recommendation
L’application des règles de l’assistance pour les projets financés par la USAID est congruente au statut de l’organisation qui implémente.
« One size doesn’t fit all » c’est-à-dire « Ce qui a marché pour Papyrus S.A ne va pas forcement marcher pour tous les organisations du KCS » 

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En effet, avoir un responsable de conformité est important. Merci pour ce partage!